Tietosuojaseloste
Päivitetty 3.6.2024
Yhteystiedot
Intu Enterprises Oy
Otakaari 5, 02150 Espoo
Y-tunnus 3218485-2
Kyselyt liittyen henkilötietojen käsittelyyn sekä tähän tietosuojaselosteeseen pyydämme osoittamaan sähköpostitse osoitteeseen vella@vellakodit.fi.
Yleistä
Tässä selosteessa kerromme, miten henkilötietojen käsittelijänä käsittelemme Vella Kodit -verkkosivustolle rekisteröityneen käyttäjän henkilötietoja.
Harjoitamme vuokrasuhteen hallinnointipalveluja omille yritysasiakkaillemme ja toimimme lähtökohtaisesti tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä toimii asiakasyrityksemme, joka voi olla asunto-osakeyhtiö, kiinteistöyhtiö, vuokranantaja tai muun tyyppinen asiakas. Tältä osin ohjaamme mahdolliset tietosuojaa koskevat rekisteröityjen pyynnöt ja tiedustelut tai ilmoitukset tietoturvaloukkauksista asianomaiselle rekisterinpitäjälle. Tässä selosteessa olevia kohtia voidaan soveltaa sekä yksityishenkilöihin että yrityksiin.
Lisäksi joissain tilanteissa keräämme asiakkaistamme henkilötietoja. Tällöin toimimme tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi automaattisen vuokrauksen toteuttaminen, asuntohakemuksen toteuttaminen, asiakaspalvelun toteuttaminen sekä rahanpesulainsäädännön vaatima henkilötietojen käsittely.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme käyttäjän henkilötietoja, joihin kuuluu yksi tai useampi seuraavista: etu- ja sukunimi, ikä, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Vahvan tunnistautumisen yhteydessä käytämme kolmannen osapuolen palvelua, joka käsittelee vahvaan tunnistautumiseen vaadittavia tietoja, kuten mobiilivarmennetta tai pankkitunnuksia. Mikäli käytät maksuominaisuuksia palveluidemme kautta, käsittelemme edellisten tietojen lisäksi maksupalveluntarjoajamme kautta myös maksutapahtuman mahdollistavia tietoja, kuten luottokortti- ja pankkitilitietoja, siinä määrin kun niiden käyttö on tarpeellista.
Voimme käyttää sivustollamme evästeitä, joiden avulla kerätään tietoa palvelun käytöstä. Erillistä suostumusta vaativat evästeet, kuten markkinointievästeet, hyväksytetään käyttäjällä, ja käyttäjällä on oikeus kieltäytyä niiden käytöstä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme tarvittavat henkilötiedot sinulta rekisteröityessäsi palvelun käyttäjäksi, käyttäessäsi vahvaa tunnistautumista, maksaessasi verkkosivujen kautta ja päivittäessäsi käyttäjätilisi tietoja. Voimme saada tietoja myös evästeiden avulla.
Käsittelyn oikeudelliset perusteet ja tarkoitus
Käsittelemme henkilötietojasi
- täyttääksemme sopimusvelvoitteemme sopimuskumppaninasi (sopimuksen täytäntöönpano)
- täyttääksemme pakottavan lainsäädännön mukaiset velvollisuutemme (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen).
Saatamme lisäksi käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla yritystoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, asiakassuhteidemme hoitamiseen sekä mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelyyn (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Saatamme joissain tapauksissa pyytää suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn (rekisteröidyn suostumus). Näissä tapauksissa sinulla on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamasi suostumus.
Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)
- Käsittelemme henkilötietojasi vuokrasopimussuhteen hallinnoimiseksi ja täyttääksemme vuokrasopimuksesta johtuvat velvoitteemme. Lisäksi käsittelemme tietoja asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi, kulkuoikeuksien hallinnoimiseksi sekä taloyhtiön ja sen asukkaiden omaisuuden suojaamiseksi ja vahinkotilanteiden selvittämiseksi.
- Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyperuste: lakisääteisen velvoitteen täyttäminen)
- Käsittelemme henkilötietojasi hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaiselle viranomaisille kuten veroviranomaisille.
- Asiakaspalveluun ja asiakasviestintään (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano taioikeutettu etu)
- Voimme käsitellä henkilötietoja asiakaspalautteen ja palvelupyyntöjen käsittelyä ja niihin vastaamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi myös ollaksemme sinuun yhteydessä palveluihimme ja niiden mahdollisiin muutoksiin liittyen. Jos olet yhteydessä asiakaspalveluumme, käytämme antamiasi tietoja vastataksemme esittämiisi kysymyksiin ja ratkaistaksemme palveluissamme kohtaamasi ongelmat.
- Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)
- Saatamme käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti niin kauan kuin sinulla on käyttäjätili palvelussamme. Voit poistaa tilin lähettämällä meille poistopyynnön sähköpostitse vella@vellakodit.fi. Voimme säilyttää vuokrahakemuksen jättäneen henkilötietoja viiden vuoden ajan siitä, kun rekisteröitynyt käyttäjä on viimeksi jättänyt hakemuksen.
Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia ja asuneita henkilöitä sekä muun muassa puhelutallenteita ja muuta vuoropuhelua/viestintää.
Henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietojasi voi käsitellä ainoastaan henkilöt, joiden työtehtävän tai toimenkuvan perusteella on tarve käsitellä henkilötietoja. Henkilötietoja voi rajoitetusti käsitellä kolmannet osapuolet, mikäli palvelun tuottaminen niin vaatii. Näihin osapuoliin lukeutuvat tekstiviesti- ja sähköpostiaggregaattorit, kirjanpitäjät ja konsultit. Henkilötietojasi ei luovuteta markkinointitarkoituksissa kolmansille osapuolille ilman erillistä suostumusta.
Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä toiminnassamme:
- Sinch AB | tietosuojaseloste | automaattisten sähköpostien ja tekstiviestien toimittaminen
- Paytrail Oyj | tietosuojaseloste | maksunvälitys
- Stripe, Inc. | tietosuojaseloste | maksunvälitys
- Asuntosi huoltoyhtiö: asunnon huoltoon liittyvät toimenpiteet, kuten vikailmoitusten käsittely
Evästeet ja seuranta
Luvallasi lähetämme käyttödataasi markkinointikumppaneillemme, jotta voimme parantaa mainoskampanjoitamme ja sivustoamme. Käytämme lupien hallintaan Google Tag Manageria ja sallimme kumppaneillemme aina vain sen verran tietoja, kuin on meille hyödyllistä, vaikka olisit antanut luvan käyttödatan jakamiseen.
- Google LLC | tietosuojaseloste | analytiikka ja markkinointi
Automaattinen päätöksenteko
Automaattista päätöksentekoa hyödynnetään Vella Kotien verkkokaupassa tapahtuvassa vuokrauspalvelussa. Osittain automatisoitua päätöksentekoa voidaan käyttää myös muulla tavalla tapahtuvassa vuokrausprosessissa. Mikäli vuokralaisia on useampia, voimme tarkistaa kaikkien tiedot.
Automatisoidulla päätöksenteolla tarkoitetaan sellaista päätöksentekoa, johon ei osallistu luonnollinen henkilö. Automatisoidulla päätöksenteolla pyritään varmistamaan kaikkien osapuolten näkökulmasta vastuullinen ja tehokas vuokraustoiminta, eikä se aiheuta merkittäviä seurauksia rekisteröidylle tai vaikuta rekisteröidyn oikeuksiin.
Osana automatisoitua prosessia tarkistetaan muun muassa asunnonhakijan tai asunnonhakijoiden riittävä vuokranmaksukyky ja kansainvälisten pakotteiden kohdistuminen hakijaan tai hakijoihin. Päätöksenteon tarkoituksena on tunnistaa tilanteet, joissa vuokrasuhteen solmiminen ei ole saatujen tietojen perusteella tarkoituksenmukaista.
Tiedot saadaan rekisteröidyltä käyttäjältä, Suomen Asiakastieto Oy:ltä sekä rekisteröidyn vahvasta tunnistautumisesta. Verkkokaupassa tapahtuva vuokraus edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista, jonka kautta saamme vahvaan tunnistautumiseen liitetyt hakijan tiedot, kuten nimen, syntymäajan ja henkilötunnuksen. Myös hakijan tai hakijoiden aikaisempi maksukäyttäytyminen ja muu asumishistoria otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon päätöksenteossa.
Verkkokaupassa kielteiseen vuokrauspäätökseen johtaa luottohäiriömerkintä ja alle 18-vuoden ikä. Näissä tilanteissa voit jättää meille asuntohakemuksen. Mikäli henkilö löytyy pakotelistalta, emme voi tarjota palveluita rekisteröidylle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää manuaalista tietojenkäsittelyä, jonka lisäksi hän voi toimittaa lisäselvitystä tehtyyn päätökseen.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Käyttäjien henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta oikeus päästä kyseisiin tietoihin. Henkilötietojen käsittely on luottamuksellista. Palvelimia ylläpidetään vain luotettavan palveluntarjoajan toimesta, joka vastaa nykyaikaisten turvallisuus- ja suojausmekanismien käytöstä. Sovelluksen käyttöoikeudet rajataan käyttäjän tarpeiden mukaan.
Kansainväliset tietojen siirrot EU/ETA-maiden ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietojasi lähtökohtaisesti Euroopan Unionin (EU) jäsenvaltioiden alueella ja Euroopan talousalueella (ETA). Käyttämämme palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja puolestamme EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolisiin valtioihin, huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu ainoastaan Tietosuoja-asetuksen mukaisten asiallisten suojaustoimien mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikaisuoikeus
Voit oikaista epätarkat ja virheelliset henkilötietosi muokkaamalla niitä verkkosivuilla.
Poisto-oikeus
Poistamme pyynnöstäsi kaikki sinua koskevat henkilötiedot käyttäjärekisteristämme, ellei meillä ole oikeudellista erityisperustetta säilyttää tietoja. Poisto-oikeutta käyttäessäsi myös käyttäjätilisi suljetaan.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit rajoittaa henkilötietoihisi kohdistuvaa käsittelyämme, jos sinulla on siihen jokin oikeudellinen peruste.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Anonyymisti kerättävät tiedot
Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, jotta sovelluksen käyttäjä saisi parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen. Kehityksen perusteiksi keräämme tietoja siitä, mitä toiminnallisuuksia sovelluksessa käytetään. Kaikki toiminnallisuuksiin liittyvät tiedot kerätään anonyymisti, eli siten, että tiedoista ei voida tunnistaa käyttäjän henkilöllisyyttä.