Tietosuojaseloste

Päivitetty 27.02.2025

Yhteystiedot

Intu Enterprises Oy

Hämeentie 3, 00530 Helsinki

Y-tunnus 3218485-2

Kyselyt liittyen henkilötietojen käsittelyyn sekä tähän tietosuojaselosteeseen pyydämme osoittamaan sähköpostitse osoitteeseen vella@vellakodit.fi.

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (jäljempänä Tietosuoja-asetus) mukaisesti tietoa siitä, miten Intu Enterprises (jäljempänä rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjänä kerää, käyttää, luovuttaa ja tallentaa henkilötietoja.

Harjoitamme vuokrasuhteen hallinnointipalveluja omille yritysasiakkaillemme ja toimimme tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Tässä selosteessa olevia kohtia voidaan soveltaa sekä yksityishenkilöihin että yrityksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokralaisia koskevat henkilötiedot kerätään pääasiassa vuokralaisilta itseltään esimerkiksi vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä. Vuokrasuhteen aikana henkilötietoja voidaan myös kerätä vuokralaisilta esimerkiksi silloin, kun he ovat yhteydessä rekisterinpitäjään tai sen palveluntarjoajiin.

Saatamme myös kerätä vuokralaisia koskevia tietoja myös muista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista rekistereistä (esimerkiksi väestötietojärjestelmästä). Lisäksi saatamme kerätä esimerkiksi lukitusjärjestelmän käytön yhteydessä kulkuoikeuksien hallinnoimiseen liittyviä tietoja, kuten lukon tapahtumalokitietoja ja kulkuoikeuksien yksilöintitietoja (kuten nimi, asunnon numero ja avaimen yksilöintiedot). Vuokralaisista kerätään ja käsitellään esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot, kuten vuokrattava huoneisto, vuokra-aika sekä vuokran määrä
• Asiakaspalveluun liittyvät tiedot, kuten vuokralaisen yhteydenotot asiakaspalveluun
• Vuokrahuoneistoa koskevat tiedot, kuten vikailmoitukset, suoritetut korjaustoimenpiteet ja vedenkulutus
• Laskutustiedot
• Vuokralaisen luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
• Perintää varten tarvittavat tiedot, kuten tiedot maksuista ja perintään siirretyistä saatavista.

Käsittelyn oikeudelliset perusteet ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi

• täyttääksemme sopimusvelvoitteemme sopimuskumppaninasi (sopimuksen täytäntöönpano)
• täyttääksemme pakottavan lainsäädännön mukaiset velvollisuutemme (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen).

Saatamme lisäksi käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla yritystoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, asiakassuhteidemme hoitamiseen sekä mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelyyn (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Saatamme joissain tapauksissa pyytää suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn (rekisteröidyn suostumus). Näissä tapauksissa sinulla on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamasi suostumus.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)
• Käsittelemme henkilötietojasi vuokrasopimussuhteen hallinnoimiseksi ja täyttääksemme vuokrasopimuksesta johtuvat velvoitteemme. Lisäksi käsittelemme tietoja asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi, kulkuoikeuksien hallinnoimiseksi sekä taloyhtiön ja sen asukkaiden omaisuuden suojaamiseksi ja vahinkotilanteiden selvittämiseksi.
• Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyperuste: lakisääteisen velvoitteen täyttäminen)
• Käsittelemme henkilötietojasi hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaiselle viranomaisille kuten veroviranomaisille.
• Asiakaspalveluun ja asiakasviestintään (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano taioikeutettu etu)
• Voimme käsitellä henkilötietoja asiakaspalautteen ja palvelupyyntöjen käsittelyä ja niihin vastaamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi myös ollaksemme sinuun yhteydessä palveluihimme ja niiden mahdollisiin muutoksiin liittyen. Jos olet yhteydessä asiakaspalveluumme, käytämme antamiasi tietoja vastataksemme esittämiisi kysymyksiin ja ratkaistaksemme palveluissamme kohtaamasi ongelmat.
• Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)
• Saatamme käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti niin kauan kuin sinulla on käyttäjätili palvelussamme. Voit poistaa tilin lähettämällä meille poistopyynnön sähköpostitse vella@vellakodit.fi. Voimme säilyttää vuokrahakemuksen jättäneen henkilötietoja viiden vuoden ajan siitä, kun rekisteröitynyt käyttäjä on viimeksi jättänyt hakemuksen.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia ja asuneita henkilöitä sekä heidän kanssaan käytyä vuoropuhelua ja viestintää.

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Jaamme henkilötietojasi rekisterinpitäjän organisaation sisällä ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan henkilöille, joiden työtehtävän tai toimenkuvan perusteella on tarve käsitellä henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan rajoitetusti jakaa kolmansille osapuolille, aina kun palvelun tuottaminen niin vaatii. Näihin osapuoliin lukeutuvat tekstiviesti- ja sähköpostiaggregaattorit, viranomaiset, laskutuspalvelut, lukko-, huolto-, vartiointi-, korjaus- ja muutostyöliikkeet, kirjanpitäjät ja konsultit. Henkilötietojasi ei luovuteta markkinointitarkoituksissa kolmansille osapuolille ilman erillistä suostumusta.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Käyttäjien henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta oikeus päästä kyseisiin tietoihin. Henkilötietojen käsittely on luottamuksellista. Palvelimia ylläpidetään vain luotettavan palveluntarjoajan toimesta, joka vastaa nykyaikaisten turvallisuus- ja suojausmekanismien käytöstä. Sovelluksen käyttöoikeudet rajataan käyttäjän tarpeiden mukaan.

Kansainväliset tietojen siirrot EU/ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi lähtökohtaisesti Euroopan Unionin (EU) jäsenvaltioiden alueella ja Euroopan talousalueella (ETA). Käyttämämme palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja puolestamme EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolisiin valtioihin, huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu ainoastaan Tietosuoja-asetuksen mukaisten asiallisten suojaustoimien mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikaisuoikeus

Voit oikaista epätarkat ja virheelliset henkilötietosi muokkaamalla niitä palveluissamme tai olemalla yhteydessä meihin sähköpostitse.

Poisto-oikeus

Poistamme pyynnöstäsi kaikki sinua koskevat henkilötiedot käyttäjärekisteristämme, ellei meillä ole oikeudellista erityisperustetta säilyttää tietoja. Poisto-oikeutta käyttäessäsi myös käyttäjätilisi suljetaan.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit rajoittaa henkilötietoihisi kohdistuvaa käsittelyämme, jos sinulla on siihen jokin oikeudellinen peruste.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Anonyymisti kerättävät tiedot

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, jotta sovelluksen käyttäjä saisi parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen. Kehityksen perusteiksi keräämme tietoja siitä, mitä toiminnallisuuksia sovelluksessa käytetään. Kaikki toiminnallisuuksiin liittyvät tiedot kerätään anonyymisti, eli siten, että tiedoista ei voida tunnistaa käyttäjän henkilöllisyyttä.