TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (jäljempänä Tietosuoja-asetus) mukaisesti tietoa siitä, miten Midus Vuokratalot Oy (jäljempänä Midus) rekisterinpitäjänä kerää, käyttää, luovuttaa ja tallentaa henkilötietojasi. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 18.9.2024.

Midus käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen, Tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan muun lainsäädännön mukaisesti. Miduksella on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia henkilötietojen käsittelyn muuttuessa esimerkiksi Miduksen tarjoamien palveluiden tai lainsäädännön muutosten vuoksi. Midus julkaisee päivitetyn tietosuojaselosteensa vuokrasuhteen hallinnointipalveluita tarjoavan yrityksen Intu Enterprises Oy:n (jäljempänä Vella) verkkosivustolla vellakodit.fi.

1. Rekisterinpitäjä

Tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Midus Vuokratalot Oy (jäljempänä Midus tai me). Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat seuraavat:

Midus Vuokratalot Oy (3409767-2)

c/o Oy Sirius Capital Partners Ab

Uudenmaankatu 7 B 5

00120 HELSINKI

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa:

Thomas Castrén

Sähköposti: thomas.castren@sirius.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet

Vuokralaisia koskevat henkilötiedot kerätään pääasiassa vuokralaisilta itseltään esimerkiksi vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä. Vuokrasuhteen aikana henkilötietoja voidaan myös kerätä vuokralaisilta esimerkiksi silloin, kun he ovat yhteydessä Midukseen tai sen palveluntarjoajiin.

Saatamme myös kerätä vuokralaisia koskevia tietoja myös muista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista rekistereistä (esimerkiksi väestötietojärjestelmästä). Lisäksi saatamme kerätä esimerkiksi lukitusjärjestelmän käytön yhteydessä kulkuoikeuksien hallinnoimiseen liittyviä tietoja, kuten lukon tapahtumalokitietoja ja kulkuoikeuksien yksilöintitietoja (kuten nimi, asunnon numero ja avaimen yksilöintiedot). Vuokralaisista kerätään ja käsitellään esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot, kuten vuokrattava huoneisto, vuokra-aika sekä vuokran määrä
• Asiakaspalveluun liittyvät tiedot, kuten vuokralaisen yhteydenotot asiakaspalveluun
• Vuokrahuoneistoa koskevat tiedot, kuten vikailmoitukset, suoritetut korjaustoimenpiteet ja vedenkulutus
• Laskutustiedot
• Vuokralaisen luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
• Perintää varten tarvittavat tiedot, kuten tiedot maksuista ja perintään siirretyistä saatavista.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

3.1 Käsittelyn oikeudelliset perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla käsittelyperusteilla:

• Täyttääksemme sopimusvelvoitteemme sopimuskumppaninasi (sopimuksen täytäntöönpano).
• Täyttääksemme pakottavan lainsäädännön mukaiset velvollisuutemme (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen).
• Saatamme lisäksi käsitellä henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla yritystoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, asiakassuhteidemme hoitamiseen sekä mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelyyn (rekisterinpitäjän oikeutettu etu).
• Saatamme joissain tapauksissa pyytää suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn (rekisteröidyn suostumus). Näissä tapauksissa sinulla on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamasi suostumus.

3.2 Tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)

Käsittelemme henkilötietojasi vuokrasopimussuhteen hallinnoimiseksi ja täyttääksemme vuokrasopimuksesta johtuvat velvoitteemme. Lisäksi käsittelemme tietoja asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi, kulkuoikeuksien hallinnoimiseksi sekä taloyhtiön ja sen asukkaiden omaisuuden suojaamiseksi ja vahinkotilanteiden selvittämiseksi.

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyperuste: lakisääteisen velvoitteen täyttäminen)

Käsittelemme henkilötietojasi hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaiselle viranomaisille kuten veroviranomaisille.

Asiakaspalveluun ja asiakasviestintään (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)

Voimme käsitellä henkilötietoja asiakaspalautteen ja palvelupyyntöjen käsittelyä ja niihin vastaamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi myös ollaksemme sinuun yhteydessä palveluihimme ja niiden mahdollisiin muutoksiin liittyen. Jos olet yhteydessä asiakaspalveluumme, käytämme antamiasi tietoja vastataksemme esittämiisi kysymyksiin ja ratkaistaksemme palveluissamme kohtaamasi ongelmat.

Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu)

Saatamme käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä.

4. Henkilötietojen Vastaanottajat

Jaamme henkilötietojasi Miduksen ja sen organisaation sisällä ja ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Lisäksi saatamme jakaa henkilötietojasi Miduksen konserniyhtiöille (kuten esimerkiksi asunto-osakeyhtiöille) sekä konserniyhtiöitä hallinnoiville yhtiöille.

Tietyissä tilanteissa toimintamme edellyttää kuitenkin henkilötietojen jakamista Miduksen ulkopuolisille tahoille. Alla kuvatuissa tilanteissa henkilötietoja siirretään tai luovutetaan Tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ja vain niiden sallimissa rajoissa.

Palveluntarjoajat

Käytämme liiketoiminnassamme Miduksen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Palveluntarjoajien ja Miduksen yhteistyö vaatii henkilötietojen siirtämistä tällaisille kolmansille osapuolille, kuten vuokrasuhteen hallinnointipalveluita tarjoavalle Vellalle (Intu Enterprises Oy) ja kirjanpitopalveluita tarjoavalle Azets Insight Oy:lle sekä IT-järjestelmä-, vartiointi-, huolto-, avainhallinta- sekä korjaus- ja muutostyöpalveluita tarjoaville palveluntarjoajille tai parkkipaikkoja hallinnoivalle operaattorille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi Miduksen puolesta tai lukuun henkilötietojen käsittelijöinä. Vella toimii osin myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä automaattisen vuokrauksen, asuntohakemusten, asiakaspalvelun sekä rahanpesulainsäädännön vaatiman henkilötietojen käsittelyn osalta. Lisätietoja saat Vellan tietosuojaselosteesta.

Viranomaiset

Saatamme olla velvollisia siirtämään tai luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille (kuten poliisille, Kansaneläkelaitokselle ja veroviranomaisille) perustuen sovellettavaan lakiin tai oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen.

Tietoja käytetään oikeudellisissa tarkoituksissa tai oikeusprosesseissa

Saatamme jakaa henkilötietojasi Miduksen ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa lisäksi, jos uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen: (i) voimassaolevien lakien sekä asetusten ja/tai tuomioistuimen antaman määräyksen täyttämiseksi; (ii) väärinkäytösten, rikosten sekä teknisten häiriöiden ja tietoturvaongelmien havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi; ja/tai (iii) voidaksemme taata meidän ja sinun turvallisuutesi ja omaisuuden suojan sekä yleisen edun toteutumisen. Ilmoitamme sinulle suoraan tällaisesta tietojen käsittelystä, jos se on kyseisessä tapauksessa mahdollista.

Tietoja käytetään muusta perustellusta syystä

Jos Midus on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, saatamme siirtää henkilötietojasi prosessissa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle, kuten mahdolliselle ostajalle ja sen neuvonantajille, soveltuvan tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa. Lisäksi saatamme vastaanottaa henkilötietoja tällaisten prosessien yhteydessä.

5. Kansainväliset tietojen siirrot Euroopan ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietojasi lähtökohtaisesti Euroopan Unionin (EU) jäsenvaltioiden alueella ja Euroopan talousalueella (ETA).

Käyttämämme palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja puolestamme EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolisiin valtioihin, huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu ainoastaan Tietosuoja-asetuksen mukaisten asiallisten suojatoimien mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden avulla. Ajantasaiset mallisopimuslausekkeet löydät Euroopan komission sivulta.

6. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi pääsääntöisesti vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen tai niiden tarkoitusten vuoksi, joita varten henkilötietojasi kerättiin. Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, minkä vuoksi ne kerättiin, ellei soveltuvasta lainsäädännöstä tulevien vaatimusten noudattamiseksi ole tarpeellista säilyttää henkilötietoja pidempään kuin se on tarpeen tietyn käsittelyn tarkoituksen vuoksi (esimerkiksi kirjanpitovelvollisuus).

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet täytetty. Vuokrahakemuksen jättäneen henkilötietoja voidaan säilyttää viiden vuoden ajan siitä, kun rekisteröitynyt käyttäjä on viimeksi jättänyt hakemuksen Vellan kautta.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on erilaisia oikeuksia koskien suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Näihin oikeuksiin kuuluu erityisesti alla luetellut oikeudet. Oikeudet eivät ole ehdottomia ja kunkin oikeuden toteuttamiseen on säädetty lainsäädännössä poikkeuksia ja edellytyksiä, joita ei ole tyhjentävästi kuvattu alla.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus päästä käsiksi tai saada kopio käsittelemistämme sinua koskevista tiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota tiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.
• Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Oikeus vaatia tiedon poistamista: Voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot järjestelmistämme tietyissä tilanteissa, kuten jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, jos tällaisten tietojen käsittely on lainvastaista tai jos tietoja on käsitelty suostumuksen perusteella ja peruutat suostumuksesi. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten. Lisäksi voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi perustuen, paitsi jos pystymme näyttämään tällaiselle käsittelylle tärkeän ja perustellun syyn.
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi ajaksi, joka tarvitaan henkilötietojesi oikeellisuuden tarkistamiseen, jos olet kiistänyt henkilötietojesi paikkansapitävyyden.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli käsittelemme henkilötietoja antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa lähettämällä sähköpostia tai postia tässä tietosuojaselosteessa annettuun sähköpostiosoitteeseen tai postiosoitteeseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.

8. Valituksen tekeminen

Mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, voit tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/etusivu.

9. Tietoturva

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin ja salasanoin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti palveluitamme, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.

10. Oikeuksien käyttäminen

Midus on tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysyttävää tai huomautettavaa henkilötietojesi käsittelystä tai tästä tietosuojaselosteesta, tai jos haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi, voit olla yhteydessä joko kirjeitse tai sähköpostilla alussa esitettyihin osoitteisiin.